Ledermøde
Fotograf
Jens Thybo

Opdater din gruppe

Det har fordele

Som spejdergruppe er det naturligvis sjovest at lave spejderarbejde og komme på ture. Administration er ikke specielt spændende, men har din gruppe en god administration, så kan det betyde at du ikke behøver at bruge så meget tid på det. Her er nogle af de ting som kan hjælpe din gruppe med en effektiv administration:

Email på eget domæne

Undgå at centrale funktioner som gruppeleder, formand og kasserer bruger personlige mails. Det betyder at disse mail adresser ikke skifter, når du f.eks. skal vælge en ny kasserer. Det er ikke dyrt, men kræver at du i din gruppe har nogen med et par tekniske skills til at sætte det op. Du kan købe et domæne på DK Hostmaster.

Når I har købt en domæne skal I finde ud af hvor det skal hostes. Her er der forskellige løsninger, som f.eks. One.com. Det er også muligt at korpskontoret sørger for administrationen. Så skal du bare kontakte info@dds.dk og høre hvad der skal til.

Dokumentstyring

Der er en del muligheder for deling af dokumenter. Mange kender dropbox og lignende løsninger. Uanset om din gruppe har gratis Microsoft licenser og kan bruge OneDrive / SharePoint eller Gsuite, så er det en rigtig god idé at have et sted hvor I har jeres dokumenter liggende. Husk at tænke på GDPR når du lægger information på delte foldere. Det kan være ret problematisk at finde ud af hvor dokumenterne ligger, når du f.eks. bruger DropBox eller andet.

CVR register / Virk.dk

I CVR register står der en del stamoplysninger på jeres gruppe. Det er en rigtig god idé at holde dette opdateret.

Klik her for mere: https://datacvr.virk.dk

 

Adgang til netbank

Sørg for at der er som minimum to personer som har mulighed for at tilgå gruppens bankkonto for at kunne betale en regning eller overføre penge til en leder som har et udlæg. Alt for ofte hører vi at det er et problem med en nyvalgt kasserer som i flere måneder skal vente på at få adgang til banken. Vi anbefaler at det er enten formanden eller gruppelederen som også får adgang til netbanken.

 

Udlæg / revision / bogføring

Sørg for at I har en god aftale vedr. udlæg. Når jeres kasserer har en udgift, skal udgiften godkendes af f.eks. formand eller gruppeleder inden kassereren overfører penge til sig selv. Samme procedure hvis nu f.eks. jeres kasserer har en ægtefælle som er leder. Så skal evt. udlæg også godkendes af en anden.

Vent ikke med bogføring indtil december for så at opdage at der er problemer.

Sørg for at jeres ledere kommer med deres udlæg hurtigt efter en aktivitet er afsluttet, så jeres kasserer har en chance for at kunne følge med. Det er frustrerende for en kasserer at få 400 bilag lige op til juledagene.

 

Medarbejdersignatur

Nogle fonde kan du kun søge vha. en medarbejdersignatur / NemID. For at undgå at en formand eller kasserer skal bruge egne oplysninger, kan du oprette medarbejdersignaturer. De første tre medarbejdersignature er gratis og typisk har du ikke behov for flere. Kun til jeres formand, kasserer og gruppeleder, da de er de tegningsberettigede.

https://www.medarbejdersignatur.dk/produkter/nemid_medarbejdersignatur/

 

E-boks

Når du har fået styr på CVR register og medarbejdersignatur er det nemt at få post i gruppens e-Boks. Igen for at undgå at dette er bundet op på personlige oplysninger af f.eks. jeres kasserer.

 

Kommune

Mange kommuner har også oplysninger liggende på deres hjemmesider vedr. de frivillige foreninger som har hjem i den pågældende kommune. Som gruppe er det væsentlig at disse oplysninger er korrekt. Kommunerne begyder at kræve at disse oplysninger er opdateret for at kunne udbetale tilskud.

Links: